[作者]:武汉光电国家实验室 [来源]:武汉光电国家实验室 [时间]:2008-01-14

    为简化因公临时出国（境）人员的审批程序，根据我校最新颁布的《华中科技大学因公出国（境）审批与管理办法》，特结合实验室实际，现将实验室出国、赴港澳流程规定如下：

    一、办理批件
    1、 出国境人员准备好出国境申请、邀请函及其翻译件、出国境人员登记表，交实验室外事专办员审核；
    2、 外事专办员审核材料，利用管理信息系统打印“出国境人员申报表”，并报实验室分管外事领导复核、签字、盖章；
    3、 出国境人员凭签字盖章的“申报表”、邀请函及其翻译件，交国际交流处出国科办理批件；
    4、 国际交流处根据任务情况、人员身份，按照管理规定审批并下批件；
    5、 出国境人员凭批件到人事处调配科陈敏老师处办理政审；
    6、 出国境人员将办理护照（或通行证）及签证的相关材料交国际交流处办理；

    二、 办理确认件（参加双跨团组）
    1、 出国境人员准备好出国境申请、组团任务通知书及批件、出国境人员登记表，交所在单位外事专办员审核；
    2、 外事专办员审核材料，利用管理信息系统打印“出国境人员申报表”，并报单位分管外事领导复核、签字、盖章；
    3、 出国境人员凭签字盖章的“申报表”、组团任务通知书及批件，交国际交流处出国科办理确认件；
    4、 国际交流处根据任务情况、人员身份，按照管理规定审批并下确认件；
    5、 出国境人员凭确认件到人事处调配科办理政审；
    6、 出国境人员将办理护照（或通行证）及签证的相关材料交国际交流处办理，或者国际交流处协助组团方办理出国境人员的签证（或赴港澳签注）；

    三、持因私护照出访、协办签证
    1、 出国境人员持相关材料到人事处办理持因私护照（或通行证）出国境申请（详细请咨询人事处）；
    2、 出国境人员凭人事处“关于同意持因私护照（或通行证）出国境”的处理签、单位领导签字盖章的出国境申请、邀请函及其翻译件，交国际交流处出国科来协助出国境人员出具派遣函等签证（或签注）办理材料；

    出国境申请
    内容：邀请方、受邀方、出访时间、出访目的、费用由谁承担、邀请人签名等

    邀请函
    1. 内容：因公出访人员必须有发自前往国家或地区的合格的邀请函（有明确的出访目的、出访日期、停留期限及费用负担办法，邀请信需打印在公函纸上，必须有邀请人签字）
    2. 语言：邀请函一般用英文，由出国境人员翻译成中文。出访国家若为新加坡、香港、韩国可直接用中文，不需要翻译件；日本的邀请函必须用日文
    3. 出访日本：要求有日文的三书（申原保证书、招聘理由书和滞在预定表）并翻译成中文
    4. 发送方式：邀请函可以PDF、传真或邮寄等方式发送到被邀请方

实验室主管外事工作负责人：骆清铭
国际交流处出国科：叶智

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