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研究生管理

武汉光电国家实验室研究生国际学术交流管理办法(试行)

来源:武汉光电国家研究中心     作者:    发布时间:2014年04月28日    浏览:


第一章 总则

第一条 为促进国家实验室研究生进行国际学术交流,让研究生更好地了解各学科的国际前沿,提高研究生培养质量,特制定本管理办法。

第二条 本管理办法适用于国家实验室研究生出国(境)开会与短期学术交流等情况。

第二章 资助的对象、要求

第三条 出国(境)开会与短期学术交流的研究生,是指经导师、功能实验室、国家实验室和学校批准的赴国(境)外出席学术会议或进行短期学术交流、技术培训的研究生,在外时间一般少于三个月。学术交流资助对象是国家实验室的全日制在读研究生,重点是博士生。委培生、定向生不属于资助范围。

第四条 申请资助的研究生(申请人),需由各功能实验室的教授委员会讨论通过后推荐。主要根据申请人拟参加国际会议的层次高低及申请人学术成果择优资助。推荐出国开会的申请人时,资助对象为以第一作者或第二作者(第一作者为导师)发表过A类期刊论文的研究生,且其提交的论文已被本学科高水平国际学术会议正式接受为口头报告;计算机学科的研究生资助范围由信息存储与光显示功能实验室决定。

第五条 每年资助的名额各个功能实验室根据自己的经费预算予以公布。

第六条 出国(境)开会主要资助往返国际机票、会议注册费、住宿费、国外交通费、生活补贴、签证费等费用(按照学校财务管理规定执行)。资助费用由国家实验室、各功能实验室、申请人导师各资助1/3

第七条 短期交流主要资助往返国际机票、住宿费、国外交通费、生活补贴、签证费等费用(按照学校财务管理规定执行)。资助费用由国家实验室、各功能实验室、申请人导师各资助1/3

第八条 每一名博士生在读期间,享受不超过2次国际交流的资助;每名硕士生在读期间,最多享受一次资助。对于同一个学术会议,最多资助同一名导师的两名研究生参会。

第九条 研究生在外期间发表论文时,应当明确注明双重身份,即国(境)外某大学或者研究机构访问研究生、华中科技大学武汉光电国家实验室在读研究生等字样,知识产权等有关事项按照双方协议执行。在国(境)外短期交流时间计入在我校读研时间。

第十条 出国(境)外的研究生要严格遵守国家批准的期限,一般不得延长或缩短。未经学校批准擅自延期不归的,按《华中科技大学研究生学籍管理细则》等有关规定处理;违背国家留学管理部门管理规定的,按国家有关规定处理。

第十一条 港、澳、台地区不属于资助范围。

第三章 申报程序及要求

第十二条 申请人须按以下程序进行国家实验室内部申报:

在国家实验室网站上下载“ 华中科技大学武汉光电国家实验室研究生国际交流申请表”并填写,同时附上会议邀请信及会议安排或国外短期交流邀请函各一式三份,打印出来后交到国家实验室研究生事务办,确定资助资格后进行校级申报。

第十三条 申请人须按以下程序进行校级申报:

1、出国前必须办理出国申请手续,在学校研究生教育管理系统中填写《华中科技大学研究生出国(境)申请表》,一式三份交到国家实验室研究生事务办,由研究生事务办统一交到研究生院培养处。对于未经学校批准擅自出国的研究生,按照《华中科技大学违纪处分条例》等有关规定处理。

2、研究生院培养处批准出国申请后,申请人在研究生教育管理系统中确认方可生效。

3、导师及功能实验室负责人在上述申请表上签署意见,一份给研究生本人,一份报账时用,另一份研究生事务办留存。

第十四条 申请人须依照华中科技大学国际交流处的因公短期(3个月)出国手续的办理流程办理学校出国批件、政审、护照和签证;由国际交流处出具换汇单,凭出国任务批件办理相关换汇手续。

第四章 在国外期间的医疗保险、安全等事宜

第十五条 研究生出国(境)后应按照留学所在国(地区)法律法规要求及时购买医疗保险、意外伤害保险等,因未购买保险产生的费用和损失由研究生本人负担。

第十六条 研究生在国(境)外期间,要注意保护自身安全,恪守学术规范,遵守中国和所在国(地区)知识产权等各项法律法规以及所在单位的各项规章制度。

第十七条 研究生在外期间要定期向国内导师及院系汇报工作进展、学习情况;校内导师和院系要保持与在外研究生的联系,加强学术指导,提高培养质量。

第五章 国际学术交流后续管理事宜

第十八条 短期出国(境)交流、开会的研究生,在回国(校)后要及时到导师、国家实验室研究生科报到,并办理报账手续:

1、出国境人员回国7日内,将因公护照(通行证)退还到国际交流处统一保管或注销,国际交流处将在出国任务批件上出具报账许可证明。

2、报账时,应提供护照等证件(包括签证、签注和出入境记录)的复印件及费用明细单据。国家实验室财务处要严格按照批准人数、天数、路线、公务活动情况、经费计划等进行核销,不得报销与公务无关的开支和计划外发生的费用。

第十九条 申请人参加完国际会议或短期交流回校后,需报送以下资料到国家实验室:

1、申请人在学校研究生教育管理系统中填写并打印“ 华中科技大学研究生回国()登记表”;

2、护照首页、签证页及标有出入境日期页面的复印件;

3、收入国际会议文集的论文封面、目录、论文全文复印件(短期交流不需要此复印件);

4、在国家实验室网站上下载填写并打印“ 华中科技大学武汉光电国家实验室国际学术会议交流总结表”或“ 华中科技大学武汉光电国家实验室短期出国总结表”;

以上材料均需一式三份,一份功能实验室留存,一份国家实验室研究生事务办留存,另一份由研究生事务办每年121日至15日交研究生院培养处。

第六章 附则

第二十条 本管理办法参考校研[2012]11号文件(华中科技大学研究生国际学术交流基金管理办法)和校研[2011]20号文件(华中科技大学研究生国际合作与交流管理规定)制定,由华中科技大学武汉光电国家实验室党政联席会议负责解释。

附件(可下载):

1. 华中科技大学武汉光电国家实验室研究生国际交流申请表

2. 华中科技大学武汉光电国家实验室国际学术会议交流总结表

3. 华中科技大学武汉光电国家实验室短期出国总结表

(责任编辑:徐凌)